「ホウ・レン・ソウ」とは、“報告”・“連絡”・“相談”の頭の文字をとったもの。業務をスムーズに行なうために必要なルールです。しっかりと身につけて仕事のミスやトラブルを防ぎ、円滑に仕事をしましょう。

報告は一から十まですべて報告すれば良いというものではありません。だらだらと話をしていても、時間のムダ。状況に応じて口頭か書面か、資料をつけたほうがよいのかなどを考えましょう。

予期せぬアクシデントなどに見舞われたら、すぐ上司に「連絡」をすること。５W２H（いつ、どこで、だれが、何を、なぜ、どのように、いくら）を使って、的確に伝えましょう。

部下をフォローするためにいるのが上司。判断に困ることを相談するときは、何を相談したいのかを明確にしてから相談しましょう。そのときは相手が分かりやすいように自分なりの答えや、対策を準備してから相談することが大切です。

オフィスでは、あなたが所属している部署以外にもたくさんの人が一緒に働いています。オフィスを気持ちよく使うために、最低限のマナーはしっかり守りましょう。

始業時間のぎりぎりに出社すると、事前準備もまったくできていない状態で、仕事を始めなければなりません。そんな状態では、もし朝一番にトラブルが発生しても柔軟な対応はできないでしょう。多少、電車が遅れても間に合うぐらいのゆとりをもって、始業時間の10分前ぐらいまでに出勤することを心がけましょう。

欠勤・遅刻の理由を添えて、必ず電話で会社に連絡をいれましょう。遅刻で出社したら、かならず上司に一言お詫びを、欠勤した場合は翌日出社したら上司にお礼を言いましょう。

最近では全面禁煙もしくは分煙のオフィスが増えています。禁煙スペースで“自分1人ぐらいなら吸ってもいいだろう”という甘い考えはご法度です。喫煙する場合は、会社が指定する場所で吸いましょう。

仕事をするうえで、パソコンは必需品。1人に一台のパソコンが支給されている会社が大半です。メールなど、各パソコンには機密情報がたくさんあることでしょう。もし、席をはずしているほんの一瞬に“機密情報を読まれてしまった”ということであれば、大問題になります。そのため席をはずすときはロックをかけたり、モニターの電源を落とすなどして、画面を見られないように注意しましょう。また、USBメモリーなどで文書を社外に持ち出すのはやめましょう。

・私用で会社の電話は使わない
・エレベーター内で、大声で話したりするのはNG
・洗面台をつかったあとは髪の毛や石鹸の泡などがついてないか確認すること
・パウダールームで長時間のおしゃべりはしない

電話は３コール以内に出るのがマナーです。相手に聞き取りやすいように早口ではなく、ゆっくりと社名を告げましょう。

もし、電話に出るのが遅くなったら、かならずお詫びを言ってから社名を告げましょう。

電話マナーとして、挨拶の時は面識のない方であっても、会社を代表して「お世話になっております」と必ず伝えます。

相手の用件を聞いて、次の行動を判断します。
◇判断に困る場合は、担当者に電話を取り次ぎます

◇自分で判断がついた場合は次のように対応します

ミスを防ぐため、氏名を復唱してから取り次ぎます。もし、15秒以上待たせてしまうようであれば、電話をかけなおしましょう

担当者が席にいない場合は、次のように対応します。

上記のことを告げ、相手の行動を見て判断します

◇折り返し連絡がほしい
相手の連絡先を必ず復唱してメモしましょう。
◇自分で判断がついた場合は次のように対応します

◇伝言を依頼された
伝言をメモに残し、復唱します。先方に自分の名前を伝えるのを忘れずに。

相手に聞き取りやすいようにゆっくり・はっきりと話しましょう。電話マナーとして、挨拶の時は面識のない方であっても、会社を代表して「お世話になっております」と必ず伝えます。

用件を話す前に、簡単な挨拶を加えると丁寧な対応に聞こえます。

話は短くまとめましょう。ダラダラと話すのはNGです。

用件が済んだら、お礼などを一言添えて電話を切りましょう。
電話を切るときは相手が先に切ったことを確認してから、静かに切ること。用件が済んだからと、すぐ切ったり、ガチャンと大きな音を立てて切る事は相手に大変失礼な行為です。